Att utveckla läromedel är en lång process med många författare och många medarbetare på läromedelsföretget. Processen består av planering, produktion och utgivning.

Planering

På läromedelsföretag ansvarar en förläggare eller redaktionschef för flera skolämnen eller en hel skolform. Om ett förlag ser att förändrad pedagogik eller samhällsdebatt skapar ett behov för lärare och elever, leder det ofta till utveckling av ett nytt läromedel. Företagen gör redan tidigt marknadsundersökningar och klassrumsobservationer för att vara säkra på att läromedlen motsvarar lärares och elevers behov. En redaktör är ansvarig för varje läromedelsprojekt. Alla redaktörer har nära kontakt med lärare och undervisning samt utvecklingen inom pedagogik och ämnen. Ibland kommer författare till läromedelsföretag med färdiga idéer till läromedel.

Med läromedel menar ofta ett grundläromedel, en lärobok eller ett digitalt läromedel som täcker väsentliga delar av en årskurs eller en kurs i ett ämne. Kompletterande böcker, övningsböcker och lärarböcker är tillhörande komponenter som tillsammans utgör ett läromedelspaket.  Om ett läromedelspaket täcker ett helt stadium finns ett grundläromedel eller ett för varje årskurs och många olika komponenter som skapar ett ekosystem för lärares undervisning och elevers lärande. Digitala läromedel kan vara komplement till läroböcker, läromedel som helt ersätter alla tryckta komponenter eller fristående digitala läromedel som läraren anpassar till kursplanernas mål. Digitala läromedel kan innehålla lärarverktyg för att följa alla elevers kunskapsutveckling. Läromedel från medlemmar i Svenska Läromedel följer vår kvalitetspolicy.

En ekonomisk kalkyl görs redan från början. Att utveckla ett stort läromedelspaket kan vara en investering på flera miljoner kr, ibland långt över tio. Vissa tror att digitala läromedel är läroböcker som skannas in i datorn till textfiler och därför borde vara mycket billiga eller t.o.m. gratis. Men digitala läromedel är ofta dyrare att utveckla än läroböcker eftersom de, förutom att ha bilder och texter, är interaktiva med rörliga bilder och ljud, ger möjlighet till individualisering samt har olika funktioner för lärare och elever. Dessutom ska de underhållas på företagens egna servers. Läromedelsföretag med digitala läromedel har medarbetare med särskild kunskap om webbpedagogik.

Kalkylen utgår från att det finns ca 100 000 elever i en årskurs. Företaget bedömer hur många av dessa som kan tänkas komma att använda läromedlet. Ett rimligt pris bestäms. Därmed kan intäkterna uppskattas. De ska räcka till ersättning till författare, redaktör, formgivare, illustratör, granskare, webbpedagog och flera andra. Intäkterna ska även räcka till att köpa foton, filmer till digitala läromedel, tryckkostnad, företagets kontorshyra och andra fasta kostnader. Företaget behöver också en vinst för att kunna investera i nya läromedel. Ett läromedelsföretag har alltid flera nya läromedel i olika faser av utvecklingskedjan.

Mindre ändringar i läroböcker kan göras och eventuella fel rättas vid nya tryckningar. Digitala läromedel kan i vissa fall ändras oftare och hållas ännu mer aktuella. Större ändringar i läroböcker kan göras i nya reviderade upplagor som ges ut efter tre till sex år, hur ofta beror på ämnets karaktär. Om skolan som 2011 får helt nya ämnes- och kursplaner tar det några år att ändra alla läromedel.

Produktion

Nästan alla läroboksförfattare är aktiva lärare. Vissa är författare på heltid. De måste vara både duktiga skribenter, pedagoger och ämneskunniga. Flera författare har forskat i pedagogik och undervisar själva på lärarutbildningar.  Förlaget sätter ofta ihop en författargrupp för att få alla egenskaper och den breda kompetens som behövs för ett läromedel som täcker ett stort vetenskapligt område.

Utvecklingen av ett läromedel är ett projekt på företaget och sker i en projektgrupp med en författargrupp, en eller flera redaktörer, formgivare, bildredaktör, illustratörer och andra medarbetare. Gruppen gör en tidsplan och struktur. Författare och förlag studerar läroplan och ämnesplan eller kursplan. Om ett förlag i ett ämne har läromedel för olika årskurser och stadier, inordnas det nya läromedlet i en större struktur för att ge god progression.

Författaren lämnar sitt manuskript till förlaget, ofta med ett kapitel i taget. Författaren och projektgruppen diskuterar textutformning och användning av faktarutor, uppgifter, ordförklaringar och sammanfattningar. Formgivaren och bildredaktören bestämmer hur boken ska utformas med text, illustrationer och bilder. Dessa ska vara en del av lärandet och inte bara illustrationer. Bildredaktören måste tänka på om någon annan har upphovsrätt till bilderna som köps. Allt ska fogas samman till en didaktisk helhet. En viktig del är lärarböckerna som ger läraren planeringsstöd, didaktiska tips, fördjupningsmaterial, material inför nationella prov och bedömningsmatriser.

Författaren kan redan under skrivandet låta sina egna elever pröva läromedlet. Det prövas också senare under produktionen genom att referenslärare i flera klasser på olika skolor får låta sina elever använda utvalda kapitel. Kanske har eleverna uppfattat vissa delar på ett helt annat sätt än författaren tänkt sig. Kanske behöver vissa delar förtydligas eller ändring ske av olika delars utrymme. Företaget granskar sedan läromedlet. Ibland anlitas externa ämnesexperter, kanske från ett universitet. Det är också viktigt att granska hur värdegrunden beaktas. Efter en sista korrekturläsning går läromedlet till tryck. Redan i planeringen har man beslutat sig för lämpligt omfång, val av papper, bindning etc. Tryckning sker ofta utomlands.

För ett digitalt läromedel ersätts dessa steg av motsvarande digitala. Det blir allt vanligare att läromedel planeras och utvecklas som digitala redan från början med interaktivitet och möjlighet till individualisering. Funktioner för textuppläsning, anteckningar, lärares resultatsammanställning, bilder, filmer och externa lärresurser läggs till och allt ska sedan produceras för att passa de olika plattformar som används i skolan.

Utgivning

Det färdiga läromedlet marknadsförs på förlagets hemsida, vid skolbesök, på lärarträffar och i annonser i lärar- och ämnestidningar. Det visas på olika läromedelsutställningar där författare ibland kan vara med och förklara sina tankar bakom läromedlet. Utgivningen planeras ofta så att lärarna kan beställa och börja använda boken vid höstterminens början. Det kan ta ett eller två år innan skolor börjar köpa ett nytt läromedel i större skala och författare och förlag får inkomster och ytterligare år innan förlagets investering ger tillräcklig vinst för utveckling av nya läromedel.

Från första idé till färdigt läromedel kan det ta mellan sex och arton månader. Ett läromedelspaket för flera årskurser utvecklas och produceras under många år.